kinderopvang

Opvang voorzien voor kinderen is niet altijd zo eenvoudig. Denk hierbij maar aan de uren voor en na schooltijd, de feestdagen en de vakantieperiodes. Deze module laat ouders toe om in een mum van tijd hun kinderen online in te schrijven in de beschikbare BKO of IBO locaties. Zo wordt veel administratie in de BKO/IBO vermeden, zodat men zich kan focussen op wat echt belangrijk is: de opvang van de kinderen.

Hoe werkt het?

  1. Ouders registreren hun gezin bij de webpagina van de organisator.
  2. Alle gegevens van de ouders, contactpersoon voor noodgevallen en de huisarts worden ingevuld.
  3. Kinderen worden aan de account toegevoegd met alle nodige gegevens: geboortedatum, mag zelfstandig naar huis, kan zwemmen, heeft allergieën,…
  4. Zodra de kinderen werden goedgekeurd door de organisator kan er worden ingeschreven voor de kinderopvang.
  5. Ieder kind heeft een eigen barcodes die gebruikt wordt voor het in- en uit-scannen van het kind.
  6. De facturatie wordt opgemaakt via de module op basis van de scangegevens.

Functionaliteiten

Inschrijfregels

  • verschillende startdata mogelijk voor bv. inwoners en niet inwoners
  • start en stop van de inschrijvingen kan ingesteld worden
  • leeftijd controle
  • met of zonder goedkeuring door de organisator

Wachtlijst

  • De organisator kan bepalen of men met een wachtlijst wil werken. De dagen komen automatisch op wachtlijst van zodra de capaciteit werd bereikt.
  • Ouders kunnen inschrijven op de wachtlijst die al dan niet door de organisator kan goedgekeurd worden.

Schriftelijke overeenkomst

  • Schriftelijke overeenkomst van Kind & Gezin wordt automatisch opgemaakt met de gegevens uit de account.

Attesten

  • Fiscale attesten worden automatisch aangemaakt en per mail verzonden aan het gezin.

Extra's

  • Conditionele opvolgvragen met controle op leeftijd of sociaal tarief.
  • Betalende extra’s (bv. busrit, koekje,…) worden automatisch aangerekend bij scanning.
  • Document upload: zowel de gezinnen als de organisator kunnen documenten opladen bij de account (bv. gezinssamenstelling, schriftelijke overeenkomst, doktersattest,…)

Contactbubbels

  • Het is mogelijk om te werken met contactbubbels.
  • Bepaal de capaciteit per contactbubbel.
  • Contactbubbels mogen al dan niet gemengd worden (kan bepaald worden door de organisator)

Eigen webplatform

webplatform


Elke organisator beschikt over een eigen webpagina (deze kan indien gewenst gepersonaliseerd worden – betalend). Ouders kunnen hierop een account aanmaken en zo online reserveren voor de opvang. Het is voor de organisator ook nog steeds mogelijk om via de balie reservaties te maken.

Facturatie

Automatische tariefbepaling

  • Business rules bepalen automatisch het correcte tarief:
    • prijs per begonnen half uur voor voor en naschoolse opvang
    • minder dan drie uur, tussen 3 en 6 uur, meer dan 6 uur voor vakantieopvang en schoolvrije dagen
  • Automatische herberekening voor sociaal tarief en 2de kind korting.

Boetes

  • Verschillende standaard boetes zijn voorzien:
    • laattijdige annulering, niet annuleren, dropping, laatblijvers, late inschrijving.
  • Extra eigen boetes kunnen worden toegevoegd.

Factuur achteraf (standaard)

  • Mogelijkheid tot manuele controle en aanpassing (zowel in plus als in min) van de facturen.
  • Facturatie gebeurd achteraf met automatisch verzenden per mail. Facturen zijn ook steeds beschikbaar in de account.
  • Een koppeling met de boekhouding is mogelijk.

Voorschot + factuur achteraf

  • Bij reservatie wordt het bedrag voor de opvang volledig of gedeeltelijk onmiddellijk online betaald.
  • Achteraf wordt een factuur opgemaakt met verrekening van het voorschot. Facturen worden per mail verzonden en zijn beschikbaar in de account.
  • Een koppeling met de boekhouding is mogelijk.

Portefeuille

  • Elke gezin heeft een virtuele portefeuille. Bij reservatie wordt het gereserveerde bedrag onmiddellijk in mindering gebracht.
  • Na de opvangperiode wordt een herberekening gemaakt.
  • Bij de portefeuille optie zijn er geen facturen en is er geen koppeling naar de boekhouding.

Rapportage

De organisator beschikt over meer dan 15 lijsten en statistieken. Verplichte rapportage voor Kind & Gezin en FCUD zijn voorzien.

Toegangscontrole

De inschrijvingslijst van elke kind bevat zijn unieke barcode. Deze barcode kan gebruikt worden voor online of offline scanning.

  • In- en Uit-scannen
  • Opslag van exacte uur van aankomst en vertrek van elk kind
  • Automatische aanmaak van aanwezigheidslijsten op basis van scanning

Tevens is de mogelijkheid voorzien dat kinderen worden in- en uit-gescand zonder voorinschrijving (uit de lijst van de actieve kinderen) en achteraf worden gefactureerd op basis van de effectieve aanwezigheidsduur. Manueel scannen (zonder scanner) door het aanklikken van een kind op de lijst is ook mogelijk.